ЭДО для работы с маркетплейсами

Рассказываем что такое ЭДО и его польза для работы с маркетплейсами

Что такое ЭДО

ЭДО — это обмен документами в электронном формате, который реализуется через посредника.

Легитимность документов подтверждается электронной цифровой подписью (ЭЦП). Оператор электронного документооборота гарантирует конфиденциальность и сохранность данных, а также их соответствие требованиям действующего законодательства. Услуги ЭДО оказывают разные операторы, среди которых самые известные — “Контур. Диадок”, “СберКорус” или СБИС.

Популярные маркетплейсы подключены к ЭДО, поскольку с ростом продаж увеличивается документальная нагрузка на торговые площадки. Электронный документооборот упрощает различные операционные процессы, включая логистику и маркировку. В рамках электронного документооборота торговая площадка и селлер обмениваются разными типами документов:

• товарные и транспортные накладные
• акты приемки товара
• счета-фактуры, УПД;
• акты об излишках или браке;
• чеки, квитанции;
• акты об оказании услуг;
• документы о возврате товара;
• отчеты об исполнении поручения, о зачете взаимных требований;
• итоговые закрывающие документы, сводные отчеты и др.

При таком рабочем объеме документооборота электронный формат является необходимостью, поскольку значительно ускоряет процесс сотрудничества.

Преимущества ЭДО с маркетплейсами

• Снижение расходов. ЭДО позволяет минимизировать издержки на оформление и передачу документов в 5-7 раз, а при работе с несколькими маркетплейсами одновременно экономия окажется весьма ощутимой.

• Мгновенный обмен. Документы отправляются в соответствии с графиком, что позволяет заблаговременно и точно планировать все этапы работ.

• Хранение в облачном архиве. Операторы ЭДО предоставляют пользователям собственные сервера для резервного копирования и размещения документации без ограничения сроков, что избавляет от необходимости в отдельном помещении для архива.

• Расширение сотрудничества. Множество крупных компаний уже работает на ЭДО, что обеспечивает дополнительное удобство при партнерстве и любом взаимодействии.

• Готовые и верные шаблоны. Как правило, у операторов ЭДО есть образцы всех документов, необходимых для работы с маркетплейсами.

• Оптимизация бизнес-процессов. У селлеров есть возможность мобильного оформления документов, проверки правильности их заполнения, получения доступа к архиву и т.д.

• Прозрачность и безопасность. С ЭДО исключена вероятность потери бумаг (как при транспортировке курьером), можно отслеживать статус документа и есть доп. защита шифрованием.

Как подключить ЭДО для OZON

Работа с документами на Ozon строится в зависимости от выбранной селлером схемы продаж:

• Продажа со склада Ozon (FBO). Подключение ЭДО необходимо для создания заявок и получения закрывающих документов, поскольку сборка, упаковка и передача товара в службу доставки осуществляется без участия поставщика.

• Продажа со своего склада (FBS или RFBS). Такая схема сотрудничества возможна с упрощенными требованиями к организации документооборота, поскольку продавец сам выбирает место хранения товара, а также собирает заказ, упаковывает его и передает в службу доставки. 

Селлеру также придется использовать электронный документооборот в обязательном порядке, если он занимается реализацией некоторых видов товаров:

• с обязательной маркировкой в системе «Честный ЗНАК» (текстиль, одежда и обувь, духи, шины, лекарственные препараты и т. д.);
• с обязательной сертификацией ветеринарного контроля в системе «Меркурий» (мясо, молоко, яйца птиц, мед, комбикорм и т. д.);
• ювелирные изделия;
• при отгрузках на склады, в распределительные центры и дарксторы в Твери, а также на склад «Хоругвино (негабарит)».

При оформлении каждой поставки Ozon автоматически проверит документы и подскажет о необходимости использования ЭДО. Маркетплейс работает напрямую с системами “Контур. Диадок” и “СберКорус” (“Сфера.Курьер”). Длительные и сложные настройки здесь не нужны: достаточно отправить приглашение и дождаться подтверждения от онлайн-площадки. Подключение обычно занимает до 5 рабочих дней.

Для использования другого оператора нужно настроить роуминг: тогда присоединение к ЭДО может затянуться до 10 дней. Также важно обратить внимание, что ЭДО подключается не к личному кабинету на Ozon, а к ИНН компании. Если у вас несколько личных кабинетов, привязанных к одному ИНН, достаточно подключить ЭДО один раз.

Как настроить ЭДО для Wildberries

Wildberries отличает лояльное отношение к организации документооборота, что значительно расширяет диапазон возможных контрагентов. Упрощенный документооборот могут использовать представители малого бизнеса и самозанятые: набора функций, представленного на маркетплейсе, для работы будет достаточно. А вот компаниям-плательщикам НДС придется использовать ЭДО.

• Первым шагом при настройке ЭДО будет регистрация партнерских отношений, для чего нужно принять оферту. После подтверждения сотрудничества со стороны маркетплейса можно выбирать оператора ЭДО.
• С Wildberries напрямую работают системы “Контур.Диадок” и “Тензор”. Если один из этих двух вариантов подходит, нужно в профиле отметить выбранного оператора и дождаться подтверждения.
• Если селлером уже используется другой оператор и нужно осуществить работу через его посредничество, потребуется настроить роуминг.